¿cómo hacer Documentos y Presentaciones que se pueden leer?

Foto portada de koushik-chowdavarapu @koushikc)

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Resumen para muy ocupados

Habitualmente hacemos presentaciones o creamos documentos con los que pretendemos enviar un mensaje a nuestro interlocutor.

Suelen ser documentos comerciales, pero también presentaciones específicas para técnicos o para la formación. En cualquier caso, el objetivo es que el mensaje llegue a su destino de la mejor de las maneras.

No siempre se consigue y hay algunas técnicas que nos ayudaran a conseguir nuestro objetivo.

Ten muy presente que .

Si no es facil leerlo – no sera leido – #Accesibilidad es #MasQueRampas

Elegir un tipo de letra adecuado (sin apoyos, san serif), evitando las fuentes “fantasía”, con un espaciado entre letras adecuado, tamaño según la distancia a la que vamos a leer, una composición de imágenes que facilite la lectura y dinamice la presentación, con una utilización prudente de las mayúsculas y colores contrastados entre letra y fondo van a ofrecer al lector un texto que sea agradable y fácil de leer.

En caso contrario, se aburrirá y no interiorizará el mensaje. Habremos fracasado.

En este documento ofrece algunas técnicas sencillas tomadas de las habilidades aprendidas de los campos de “accesibilidad”, “señalética” y “marketing” que nos van a ayudar a crear textos y presentaciones más exitosas. 

¿Qué hay que tener en cuenta?

Habitualmente hacemos presentaciones o preparamos documentos para ser expuestos ante un – más o menos – reducido auditorio en el que pretendemos enviar un mensaje sobre nuestros productos o servicios (o formación).

Últimamente veo una cantidad ingente de “manuales” y “guías” de/para pretendiendo tener la solución en la gestión de la crisis COVID19 para diferentes aspectos (yo mismo he publicado una propuesta sobre Espacios construidos)

Pero hay un aspecto común a la mayoría de estos escritos o presentaciones. NO ES FÁCIL LEERLO. Y no parece lógico que un documento que se prepara para ser leído, requiera un esfuerzo extra para hacerlo. Si no es fácil leer tu documento >> no será leído. #Accesibilidad es #MasQueRampas.

Es – como decía un buen amigo (LuisMío) – “si la gente tuviera que dar pedales para ver TV, la televisión no hubiera tenido ningún éxito”. Funciona, porque es fácil.

Haber trabajado en “accesibilidad” me ha dado una serie de herramientas con las que algunas personas que tienen dificultades pueden “acceder” a determinados productos o servicios y – además – se obtiene el beneficio colateral consistente en que TODAS las PERSONAS, obtienen la ventaja de alcanzar y utilizar el producto o servicio de una forma más segura y efectiva. Es lo que se llama Accesibilidad Universal,  como al maestro #Robira le gusta llamar “accesibilidad desapercibida”  o como nosotros solemos decir, la “accesibilidad invisible” que con un criterio sobre La accesibilidad que Robira define “no cómo una necesidad para las personas con discapacidades, sino cómo una ventaja para todos los ciudadanos

Aplicar técnicas de accesibilidad a la comunicación es algo que los expertos en publicidad y marketing vienen haciendo – generalmente con éxito – desde el principio de su trabajo.

A ningún publicista se le ocurriría poner en letra pequeña el nombre de un producto o al exponer los beneficios que con su uso se van a obtener.

El título de este documento, parece de Perogrullo, pero hay muchas presentaciones que “no se pueden leer” o que resultan difíciles de percibir para un espectador no necesariamente concentrado al 100% en la tarea y, por supuesto, son inaccesibles para una persona distraída, con algún problema, si quiera temporal, de visión o atención y no digamos personas  con dificultades.

Estudiando algunas presentaciones de mis alumnos, suelo hacer algunas recomendaciones que, como las repito casi habitualmente, voy a poner en un solo documento para compartirlas con vosotros.

EL TIPO

Es conveniente emplear tipografía del tipo “palo seco” (sans serif) sin remates en los extremos como tiene la TIMES. Viene muy bien utilizar los tipos Tiresias (creada específicamente para ser accesible) o, cualquiera de las siguientes por orden alfabético. Arial, Calibri, Candara, Corbel, Gill Sans, Helvética, Myriad, Segoe, Tahoma o Verdana.

Dos tipos de letra con y sin apoyo
tipografía

Me refiero al tipo de letra, “las fuentes” en el lenguaje informático. Hay una cantidad ingente de fuente tipográficas donde elegir y no siempre acertamos en la más adecuada.

Los principales problemas de lectura se suelen dar en frases que contienen las siguientes secuencias de letras

secuencia de letras
oo y oa,
rn y m,
p y b,
secuencia de letras comprometida

Si tienes dudas sobre la fuente elegida, prueba a escribir estas secuencias y comprueba la legibilidad

Evita las fuentes de tipo fantasía, como las que utiliza Carlos se hacen difíciles de leer

Un texto con una tipografía que dificulta su lectura.
texto con tipografía de “diseño”

Un texto con este tipo es muy difícil de leer

Evitar también  variantes “seminegrita”, “finas”, “condensadas” o “expandidas” que desfiguran la tipografía inicial.

No utilices el color como único medio de transmitir información, es posible que el documento o presentación sea impreso en blanco y negro y se pierda ese énfasis.

Por ejemplo

texto que dice Las palabras en azul, corresponden al tipo “A” y la palabra "azul" está en color "azul"
mensaje con doble entrada (color y texto)

Existen diversas herramientas para hacer la comprobación de colores , cómo ,por ejemplo: Colour Contrast Analyser

Evita poner textos sobre elementos con trama o imágenes:

Por ejemplo

texto sobre trama

Hay personas que utilizan “lectores de texto” para leer un documento informático. Es muy cómodo para aprender un idioma, “leer” mientras haces ejercicio, conduces, tomas el sol o tienes necesidades especiales de visión o atención y ese tipo de textos no son bien leídos.

En PowerPoint es preferible evitar los “cuadros de texto” que son manejados como imágenes por los lectores de pantalla y, en su lugar, es preferible emplear los “marcadores” (en vista patrón los puedes encontrar). Si deseamos emplear cuadros de texto, podemos añadir una descripción en la casilla “agregar texto alternativo”.

En güord, ocurre algo parecido, es preferible utilizar y personalizar los tipos de párrafo (estilos) que crear cuadros de texto para maquetar una presentación o documento. Cada “tipo de texto” o “estilo” será bien interpretado por los lectores de texto, mientras que cambiar el “tipo” en el mismo “estilo” solo se aprecia visualmente.

En PowerPoint, la información que se incluye en las diapositivas de “patrón” pasa desapercibida para los lectores de texto. No utilices información relevante en esas diapositivas. Es correcto emplear imágenes corporativas o textos genéricos.

Las imágenes tampoco son leídas por los lectores de texto. Puedes identificarlas como “imagen decorativa” (el lector de texto las evitará) en el caso en que no contenga información relevante o Incluir una descripción en el cuadro de propiedades.

Los programas como PowerPoint, Word o Acrobat (PDF) tienen utilidades que te ayudarán a revisar la “accesibilidad” del documento creado.

Hay tecnologías de diferentes marcas (Google, Microsoft, Apple) que aparentemente son “compatibles” pero, que llevada la una a la otra, no siempre el resultado es lo prometido.

Un buen consejo es que – una vez terminada la presentación – guardar una copia en PDF, este truco hace desaparecer las divertidas transiciones, pero asegura que se verá lo que tu querías que se viera cuando lo hiciste.

Conviene, también, cuidar la utilización de las fuentes, no todos los ordenadores tienen las mismas fuentes y debemos asegurarnos de utilizar las más comunes. No tener esto en cuenta, puede arruinar una presentación (mucho cuidado con el uso de la fuente “helvética” que tanto apasiona a los diseñadores, suele dar problemas al cambiar de PC a APPLE y viceversa.

LAS MAYÚSCULAS

Utilizar palabras con TODAS LAS LETRAS EN MAYÚSCULA DIFICULTA LA LECTURA , nuestro ojo lee mejor la letra minúscula que permite entender mejor las diferencias y – además – cuando escribes un texto TODO EN MAYÚSCULA, PARECE QUE ESTÁS GRITANDO.

Si estamos diseñando un rótulo o un título de un documento. se Facilita la Lectura de un Texto Si La Primera Letra de Cada Palabra se Rotula en Mayúscula. Esto funciona tan bien, que si suprimeramos el EspacioEntrePalabrasSePodriaLeer el texto casi igual de bien , éste es un recurso muy utilizado en marketing.

Cuando se escriben nombres y apellidos, conviene poner el apellido en mayúscula para evitar confusiones.

Por ejemplo

  • Alfonso BRUNA del CASTILLO
  • Mario ESTEBAN de ANTONIO (*)
  • María Esther FELCE
  • Angélica ANTÓN GONZÁLEZ

(*) Don Mario era mi oculista y siempre me hizo mucha gracia su nombre, que incluso con apellidos todo eran “nombres”.

EL ESPACIADO

Aumentar el espaciado “un poco” facilita la lectura. Cuando el espaciado entre caracteres (técnicamente se denomina “prosa” en imprenta) se aumenta a un 5 o un 10% respecto del  espaciado automático, se facilita la lectura.

Claro, cuando el espaciado se reduce, la lectura es más difícil.

Por ejemplo

LA ALTURA y el ajuste

La altura y tamaño de la letra depende de la distancia a la que deba ser leída.

En formatos como PowerPoint o LibreOffice, el tamaño ideal es de 28 o más puntos (pt), nunca menor de 14 puntos.

En un documento escrito 12pt. Es lo ideal, y 10 sería el mínimo, aunque podemos apurar a 9 en determinados puntos, quedará un texto muy macizo.

Es bueno que haya una relación entre la anchura de un párrafo y la altura de la tipografía. Esto es muy variable entre los gustos de cada autor, pero como norma general, se debe procurar que no sea necesario desplazar la cabeza para poder leer el texto, y cuanto menos haya que mover los ojos, más fácil y rápida será la lectura. La forma como en los periódicos manejan el ancho de la columna, puede darte una idea de cómo utilizarlo.

Para realizar el ajuste de palabras es preferible emplear ajuste a la izquierda. Cuando empleamos en texto ajustado a ambos lados, queda “muy mono”, como en el párrafo anterior, pero, el espacio entre palabras es manejado por el procesador de textos y resulta más “pesado” leer.

También conviene desactivar el ajuste automático de corte de palabras al final del párrafo que hace que pala-

bras largas se corten con un guion al final del texto.

Nuestro cerebro se detendrá un instante para traducir si lo que queríamos decir es algo que tiene que ver con una pala, la “pala bras” o se trata de palabras.

Cuando lo que estamos creando es una señalización, (también vale para títulos) los caracteres alfanuméricos se deben ajustar al tamaño mínimo del siguiente cuadro dependiendo de la distancia a la que se espera sea leído el texto.

DISTANCIA DE LECTURAALTURA DE LETRA
50 cm1’4 cm
1 m2’8 cm
2 m5’6 cm
3 m8’4 cm
4 m11’00 cm
5 m14’00 cm

EL COLOR

El contraste de color es  la diferencia de reflexión de la luz de una superficie respecto a otra.

El contraste del 100% es blanco/negro, dado que mientras que una superficie negra mate absorbe toda la luz (0% de reflexión) y una blanca la refleja toda (100% de reflexión).

Frecuentemente, colores que parecen diferir mucho unos de otros en término de color (cromatismo), tales como verde y marrón o gris y rosa tienen una tonalidad muy similar y, por tanto, no proporcionan el suficiente contraste para ser útil.

Un método sencillo para determinar si un esquema de colores proporciona contraste suficiente es hacer una fotocopia o una foto en blanco y negro o una foto del esquema de colores. Los buenos contrastes aparecen como “blanco y negro”, y pobres como “gris sobre gris”.

En una presentación, utilizar fondos de colores obscuros (o negro), con textos en color claro o blanco ofrecen un contrate de color muy adecuado para la presentación, el fondo obscuro no deslumbra,  el texto destaca adecuadamente y la pantalla no compite en luminosidad con el resto de la sala. PERO, si el mismo documento, sin ninguna adaptación lo pasamos a la impresora, además de arruinar el presupuesto entóner de ese mes, obtendremos un documento casi ilegible.

Si lo que deseamos es obtener un solo documento que sirva para ser presentado y para ser impreso, debemos reducir la utilización de fondos de color.

La utilización de imágenes es un recurso básico en las presentaciones, un profesor me recordaba que JAMÁS debíamos presentar una DIAPOSITIVA SIN IMAGINES (en realidad la tendencia es hacer presentaciones SIN TEXTO). Si necesitamos situar el texto sobre una imagen, una buena solución es enmarcar el texto con un fondo que lo destaque.

También se debe evitar situar textos sobre imágenes de fondo a no ser que previamente hayamos retocado la imagen para que el texto a situar encima destaque adecuadamente. Hay programas de creación de contenido que automáticamente modificarán la imagen.

En caso de duda, siempre queda el recurso de simultanear ambas técnicas.

En cuanto a señalización, en el siguiente cuadro se muestran los colores a utilizar en indicaciones de seguridad, su significado y otras indicaciones sobre su uso.

Este tipo de combinaciones, no solo llevan un mensaje subliminal procedente de un código aprendido.

  • rojo-peligro
  • amarillo-atención
  • verde-neutro, correcto
  • naranja-seguridad
  • azul-salud, recomendación

sino que son un buen ejemplo de combinaciones correctas de colores muy utilizadas.

Cuando deseamos emplear un contraste de color garantizado, podemos utilizar los de la siguiente tabla en la que aparecen textos de color sobre fondos contrastados y su utilización más habitual.

Utilizar combinaciones de colores “habituales”, éstos que ya están aprendidos, garantiza que la señal puede ser entendida por un mayor número de personas, incluso aunque no se entienda el idioma.

Finalmente, una referencia general para elegir colores de texto y fondo cuyo contraste está garantizado  y que puede ser empleado en señalización o simplemente cuando deseamos remarcar un espacio o un lugar.

AYUDAS TÉCNICAS

Las personas con dificultades para ver una pantalla de ordenador suelen utilizar “Lectores de Pantalla”

Cualquiera puede instalar uno en su ordenador, Tablet o teléfono y es realmente útil para “leer” mientras realizas otra actividad como cocinar, caminar o hacer deporte.

En el mercado existen muchos lectores de pantalla, tanto de pago como gratuitos . El programa NVDA  (NonVisual  Destok Access)  es software libre, y uno de los mas utilizados.. VoiceOver es el lector de pantalla que utiliza el sistema operativo iOS y está integrado por defecto y sin coste adicional en todos los ordenadores MAC (también en las tabletas, teléfonos móviles y resto de productos de la marca Apple).

Para el sistema ANDROID, se puede utilizar TallBack , también gratuito.

Es bueno conocer su funcionamiento para comprender mejor cuales son las precauciones que debemos tomar para hacer textos que sean accesibles.

PARA SABER MAS…

Curso de herramientas para crear documentos y contenido accesible. – UNED + ONCE

Como crear Documentos Güord accesibles AlfonsoBruna

Como crear Presentaciones Accesibles Emmanuelle Gutiérrez

El mejor blog de accesibilidad en redes Olga Carreras

Crear PDF accesibles desde MW.Word TANTACOM

Lista de verificación de accesibilidad para correos electrónicos. Depto. Salud y Servicios Humanos del gobierno de EE.UU.

Lectura Fácil. Pautas y recomendaciones para la elaboración de documentos. UNE 153101:2018 EX – AENOR

Requisitos de Accesibilidad para Tecnologías de la información y comunicaciones. (en inglés) Normativa europea EN 301 549 V2.1.2 (2018-08) CEN – CENELEC

Ser Accesible en las redes sociales – CEYSA

Medición del Contrate de color on line  WEBAIM

Programa para analizar el contraste de color  Contrast Analicer

Estandar Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0 – SIDAR

Madrid marzo de 2020, primer año del confinamiento.

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