Como crear documentos WORD “ACCESIBLES”

Hoy vamos a ver como podemos crear documentos “GÜORD” que sean ACCESIBLES a todas las PERSONAS.

(INFORMACIÓN extractada de la página güeb de Microsoft, para más información acudir aquí)

Word tiene muchas características integradas que ayudan a las personas con diferentes capacidades a leer y crear documentos. Word también ofrece el Comprobador de accesibilidad que busca elementos que pueden ocasionar problemas a las personas con discapacidades.

Procedimientos recomendados para que los documentos de Word sean accesibles

En la tabla siguiente se incluyen los procedimientos recomendados principales para crear documentos de Word que sean accesibles para usuarios con discapacidades.

Qué corregir Dónde encontrarlo Por qué corregirlo Cómo corregirlo
Incluya texto alternativo en todas las tablas y objetos visuales.

Por contenido visual se entiende las imágenes, las imágenes prediseñadas, los elementos gráficos SmartArt, las formas, los grupos, los gráficos, los objetos incrustados, las entradas de lápiz y los vídeos.

Para ver dónde hace falta texto alternativo, use el Comprobador de accesibilidad. El texto alternativo ayuda a que las personas que no pueden ver la pantalla entiendan las imágenes y otros objetos visuales.

Evite usar texto en las imágenes como método único para ofrecer información importante. Si una imagen debe incluir necesariamente texto, repita ese texto en el documento. En texto alternativo, describa brevemente la imagen y mencione la existencia del texto y su finalidad.

Agregar texto alternativo a las imágenes

Agregar texto alternativo a los elementos gráficos SmartArt

Agregar texto alternativo a las formas

Agregar texto alternativo a los gráficos

Agregar texto alternativo a las tablas

Agregue texto de hipervínculo significativo e información en pantalla. Para determinar si el texto del hipervínculo tiene sentido por sí solo y transmite a los lectores información precisa sobre el destino, repase visualmente el documento. Las personas que usan lectores en pantalla a veces detectan una lista de vínculos. Los vínculos deben transmitir información clara y precisa sobre el destino. Por ejemplo, en lugar de crear un vínculo con el texto “Haga clic aquí”, es preferible escribir el título completo de la página de destino.

Sugerencia: También puede agregar información en pantalla que aparezca al desplazar el cursor sobre el texto o las imágenes que incluyen un hipervínculo.

Agregar texto del hipervínculo e información en pantalla
No use el color como único medio para transmitir información. Para buscar instancias de codificación de colores, repase visualmente su documento. Las personas invidentes, con dificultades de visión o daltónicas pueden perderse el significado transmitido por determinados colores. Usar un formato de texto accesible
Aplique un contraste suficiente entre el texto y los colores de fondo. Para detectar un contraste de color insuficiente, busque texto en el documento que sea difícil de leer o de distinguir del fondo. Si el documento tiene un alto nivel de contraste entre el texto y el fondo, más usuarios podrán ver y usar el contenido. Usar un color de texto accesible
Use los títulos y estilos integrados. Para buscar títulos que no estén en un orden lógico, use el Comprobador de accesibilidad. Para conservar el orden de tabulación y facilitar la lectura de documentos a los lectores de pantalla, coloque los títulos en un orden lógico y use las herramientas de formato integradas en Word.

Por ejemplo, organice los títulos en el orden lógico preestablecido. Use título 1, título 2 y después título 3, en lugar de título 3, título 1 y, después, título 2. Además, organice la información de su documento en pequeños fragmentos. Lo ideal es que cada título incluya solo algunos párrafos.

Aplicar estilos de títulos integrados

Usar listas con viñetas

Usar listas ordenadas

Use una estructura de tabla simple y especifique la información de encabezado de columna. Para asegurarse de que las tablas no contienen celdas divididas, celdas combinadas, tablas anidadas ni filas o columnas completamente en blanco, utilice el Comprobador de accesibilidad. Los lectores de pantalla hacen el seguimiento de su ubicación en la tabla contando las celdas de tabla. Si una tabla está anidada con otra tabla, o si una celda está combinada o dividida, el lector de pantalla pierde la cuenta y no puede ofrecer información útil sobre la tabla a partir de ese momento. Las celdas en blanco también podrían hacer pensar al usuario de un lector de pantalla que no hay nada más en la tabla.

Asimismo, los lectores de pantalla usan la información de encabezado para identificar las filas y columnas.

Usar encabezados de tabla

Agregar texto alternativo a los objetos visuales y a las tablas

Nota: Es recomendable incluir  solo texto en el campo de descripción y dejar el título en blanco. Esto le ofrecerá la mejor experiencia con la mayoría de los lectores de pantalla principales, incluido Narrador. En contenidos de audio y vídeo, además de texto alternativo, incluya subtítulos para las personas sordas o con problemas auditivos.

Agregar texto alternativo a las imágenes

Agregue texto alternativo a imágenes tales como fotografías, imágenes prediseñadas y capturas de pantalla. De este modo, los lectores de pantalla podrán leer el texto para describir la imagen a los usuarios que no pueden verla.

  1. Clic con el botón derecho en una imagen.
  2. Seleccionar Formato de imagen > Diseño y propiedades.
  3. Seleccionar Texto alternativo.
  4. Escribir una descripción y un título.

Sugerencia: Escribir la información más importante en la primera línea y sea lo más conciso posible.

 01 texto alternativo a imagenes

Agregar texto alternativo a los elementos gráficos SmartArt

  1. Clic con el botón derecho en un elemento gráfico SmartArt.
  2. Seleccionar Formato de objeto > Opciones de forma > Diseño y propiedades.
  3. Seleccionar Texto alternativo.
  4. Escribir una descripción y un título.

Sugerencia: Escriba la información más importante en la primera línea y sea lo más conciso posible.

 2 texto alternativo a graficos

Agregar texto alternativo a las formas

  1. Agregue texto alternativo a las formas, incluidas las de los elementos gráficos SmartArt.
  2. Clic con el botón derecho en una forma y, después, seleccione Formato de forma.
  3. En el panel derecho, seleccione Diseño y propiedades y luego Texto alternativo.
  4. Escribir una descripción y un título.

Sugerencia: Escriba la información más importante en la primera línea y sea lo más conciso posible.

 3 texto alternativo a formas

Agregar texto alternativo a los gráficos

  1. Clic con el botón derecho en un gráfico.
  2. Seleccionar Formato del área del gráfico > Opciones de gráfico > Diseño y propiedades.
  3. Seleccionar Texto alternativo.
  4. Escribir una descripción y un título.

Sugerencia: Escriba la información más importante en la primera línea y sea lo más conciso posible.

 4 texto alterantivo a graficos

Agregar texto alternativo a las tablas

  1. Clic con el botón derecho en una tabla.
  2. Seleccionar Propiedades de tabla.
  3. Seleccionar la pestaña Texto alternativo.
  4. Escribir una descripción y un título.

Sugerencia: Escriba la información más importante en la primera línea y sea lo más conciso posible.

 5 texto alternativo a tablas

Crear hipervínculos, texto y tablas accesibles

Agregar texto del hipervínculo e información en pantalla

  1. Seleccione el texto al que desea agregar el hipervínculo y haga clic con el botón derecho.
  2. Seleccione Hipervínculo.
    El texto que ha seleccionado aparece en el cuadro Texto para mostrar. Este es el texto de hipervínculo.
  3. Si es necesario, cambie el texto del hipervínculo.
  4. En el cuadro Dirección, escriba la dirección de destino del hipervínculo.
  5. Seleccione el botón Información en pantalla y escriba la información en el cuadro Información en pantalla.

Sugerencia: Si el título de la página de destino del hipervínculo refleja de manera precisa el contenido de la página, puede usarlo para el texto del hipervínculo. Por ejemplo, este texto de hipervínculo coincide con el título de la página de destino: Plantillas y temas de Office Online.6 crear hipervínculos

Aplicar estilos de títulos integrados

  1. Seleccione el texto del título.
  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, seleccione un estilo de título, por ejemplo, Título 1 o Título 2.

7 crear estilos de titulos

Usar listas con viñetas

  1. Coloque el cursor en cualquier lugar del documento.
  2. Seleccione la pestaña Inicio.
  3. En el grupo Párrafo, seleccione el botón Viñetas.
  4. En la lista con viñetas, escriba cada elemento de viñeta.
 8 listas con viñetas

Usar listas ordenadas

  1. Coloque el cursor en cualquier lugar del documento.
  2. Seleccione la pestaña Inicio.
  3. En el grupo Párrafo, seleccione el botón Numeración.
  4. Escriba la secuencia de pasos.
 9 listas ordenadas

Usar un color de texto accesible

Asegúrese de que el texto se muestra correctamente con la configuración Automática para los colores de fuente. Seleccione el texto y, después, seleccione Inicio > Color de fuente > Automático.

Use el Analizador de contraste de colores, una aplicación gratuita que analiza colores y contraste, y muestra los resultados prácticamente de inmediato

 10 colores accesibles

Usar un formato de texto accesible

Agregue un subrayado al texto de hipervínculo codificado por colores. Eso puede ayudar a las personas daltónicas a saber que el texto está vinculado, incluso aunque no puedan ver el color.

Agregar formas si el color se usa para indicar el estado. Por ejemplo, agregue un símbolo de marca de verificación si se usa el color verde para indicar “correcto” y una X mayúscula si el color rojo indica “incorrecto”.

Nota: Estos recursos proporcionan otras sugerencias: usability.gov y Accesibilidad web para usuarios con daltonismo. (ambos enlaces en inglés)

 

Usar espaciado de texto

Incremente o reduzca el espacio en blanco entre oraciones y párrafos.

  1. Seleccione el texto.
  2. Seleccione la pestaña Inicio.
  3. En el grupo Párrafo, en la esquina inferior derecha del grupo, seleccione el botón Más.
    Se abre el cuadro de diálogo Párrafo, en el que se muestra la pestaña Sangría y espaciado.
  4. En Espaciado, seleccione las opciones de espaciado que desee.
 11 espaciado de texto

Usar encabezados de tabla

  1. Coloque el cursor en cualquier lugar de una tabla.
  2. En la pestaña Diseño en Herramientas de tabla, en el grupo Opciones de estilo de tabla, seleccione la casilla Fila de encabezado.
  3. Escriba los encabezados de columna.

12 encabezados de tabla

Soporte técnico para personas con discapacidades

Si tiene alguna discapacidad o tiene preguntas relacionadas con la accesibilidad, póngase en contacto con “Answer Desk Accesibilidad de Microsoft” para obtener asistencia técnica. El equipo de soporte técnico de Answer Desk Accesibilidad está preparado para usar muchas tecnologías de asistencia conocidas y puede ofrecer asistencia en lenguaje de signos en inglés, español, francés e inglés americano.